ความเห็นเด่นจากสายงานเลขานุการ
สายงานเลขานุการเป็นยังไง
ลักษณะงานเลขานุการ 1. เบิกค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น ค่าหนังสือพิมพ์ ค่าโทรศัพท์ ค่าเดินทาง 2. กรอกข้อมูลตารางนัดหมาย 3. เชิญประชุม จัดเตรียมเอกสารและข้อมูลในการประชุม บันทึกการประชุม จัดทำรายงานการประชุม 4. ค้นหาข้อมูลที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับงาน หาข่าวเกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจขององค์กร 5. ติดต่อประสานงานกับหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง 6. เก็บข้อมูลทางสถิติ รวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูลทางสถิติ และนำเสนออย่างเป็นระบบให้เข้าใจง่าย 7. ทำงานตามที่ได้รับมอบหมายอื่น ๆ 8. จัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบและเป็นระเบียบให้ง่ายต่อการสืบค้น
ข้อดี
สายงานเลขานุการทำให้ได้ใช้ความสามารถหลากหลายด้าน งานไม่จำเจซ้ำซากน่าเบื่อ ท้าทาย และได้ค้นคว้าหาประสบการณ์เพิ่มเติมความรู้ตลอดเวลา ทำให้ต้องกระตือรือร้น มีความสนุก เป็นงานที่กระฉับกระเฉง ได้พบปะผู้คนหลากหลายรูปแบบ
ข้อเสีย
ตำแหน่งงานเลขานุการขาดอิสระ ต้องคอยติดตามผู้บังคับบัญชา และบางครั้งอาจต้องทำงานอื่น ๆ นอกเหนือไปจากหน้าที่ตามเนื้องาน และถ้าใจไม่รักอาจทรมานที่ต้องคอยทำงานตามคำสั่งการของผู้บังคับบัญชา
ความรู้ที่ต้องใช้ของสายอาชีพสายงานเลขานุการ
1. Microsoft Office 2. สถิติเบื้องต้น 3. ความรู้ทั่วไปด้านสังคมศาสตร์ ภูมิศาสตร์ ประวัติศาสตร์ ปรัชญา 4. ภาษาต่างประเทศ อย่างน้อย 2-3 ภาษา (เช่น อังกฤษ จีน ลาว โปรตุเกส เกาหลี ญี่ปุ่น เยอรมัน) 5. ทักษะการติดต่อสื่อสาร การจับใจความ และการเขียนข่าว การประชาสัมพันธ์ 6. ควรมีความฉลาดทางอารมณ์และความฉลาดทางศีลธรรม ไม่หลงไปกับการถูกยั่วยุกิเลส ข้อเสนอที่ทุจริตผิดศีลธรรมและกฎหมาย 7. กฎหมายเบื้องต้น
ปัญหา
ทำงานผิดพลาด ลำดับความสำคัญของงานไม่เป็น ไม่รู้ว่าควรทำอะไรก่อนหลังเนื่องจากกรอบของระยะเวลาที่บีบบังคับและความสำคัญของงาน การไม่รู้จักกระจายงานให้ผู้อื่นทำ รับทำเองหมด ทำไม่ทัน ไม่กล้าเอ่ยปากขอความช่วยเหลือ ทำให้งานมีปัญหาล่าช้าไม่ทันการและเกิดความเสียหาย รวมถึงการใช้ระยะเวลากับชิ้นงานใดชิ้นงานหนึ่งนานเกินไปทำให้ไม่สามารถส่งออกเอกสารงานออกไปได้
คำแนะนำเพิ่มเติม
ความขยันและมุ่งมั่นยังไม่เพียงพอสำหรับงานสาย secretary เพราะต้องใช้ความอดทนสูงต่อผู้บังคับบัญชา และต้องใช้วาทศิลป์หรือศิลปะในการพูดสูง ต้องมีหลักจิตวิทยา ต้องรู้จักสังเกตน้ำเสียง กิริยา และท่าทางผู้อื่นว่าคิดอย่างไร ที่สำคัญต้องเก็บความรู้สึกตนเองเป็น ไม่แสดงกิริยาอาการไม่พอใจออกมาได้ ต้องทนรับคำสั่งได้ ดังนั้นต้องมีศีลธรรมประจำใจและเก็บความลับเป็น ไม่พูดมาก ไม่โอ้อวดหรือยกตนข่มผู้อื่น